FIAA/REGLEMENT INTERIEUR
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FIAA/REGLEMENT INTERIEUR
Le présent règlement intérieur s'applique aux exposants à qui il appartient de le transmettre à leurs personnels, fournisseurs et prestataires. Il est également opposable aux visiteurs de par son affichage au point d’accueil et d’information de la FIAA-FEDIA, ainsi qu'aux fournisseurs, prestataires et partenaires intervenant à l'occasion de la manifestation qui peuvent en faire la demande auprès de la Cabinet AFRIC CONQUET SARL , organisatrice de l’événement, ou en prendre connaissance sur son site Internet www.africconquet.net
AFRIC CONQUET SARL se réserve le droit de modifier la date d’ouverture ou la durée du village, comme de décider sa prolongation, son ajournement ou sa fermeture anticipée sans que les participants puissent réclamer aucune indemnité. Si la manifestation n’avait pas lieu pour cas de force majeure ou de cause indépendante de l’Administration, y compris les conséquences d’incendie ou d’explosion de tout ou partie des locaux du village de quelque origine que ce soit, les sommes versées par les exposants resteraient acquises de plein droit à AFRIC CONQUET SARL
Les adhésions sont reçues sous réserve d’examen. L’Administration de AFRIC CONQUET SARL statue à toute époque sur les refus ou les admissions, sans être obligée de donner les motifs de ses décisions. L’exposant refusé ne pourra arguer que son adhésion a été sollicitée par AFRIC CONQUET SARL. Il ne pourra non plus invoquer la correspondance échangée entre lui et AFRIC CONQUET SARL ou l’encaissement du montant de l’adhésion ou encore la publication de son nom sur une liste quelconque comme preuve de son admission. Le rejet de l’admission ne pourra donner lieu au paiement d’aucune indemnité autre que le remboursement des sommes versées à AFRIC CONQUET SARL.
AFRIC CONQUET SARL détermine les emplacements des groupes et, dans ceux-ci, les emplacements des stands concédés ou des participations à air libre. Il pourra, à tout moment, s’il le juge nécessaire pour une cause quelconque, notamment l’affluence des adhésions, modifier l’importance ou la situation dans les groupes de stands ou installations à air libre. Aucune réserve ne sera admise de la part des exposants. Si la modification porte sur la superficie concédée, il sera procédé seulement à une réduction proportionnelle du prix de la concession.
En cas de désistement après la date d’émission de la facture, ou en cas de non-occupation du stand pour une cause quelconque, les sommes versées ou restant dues, au titre de la location du stand, sont acquises à AFRIC CONQUET SARL, à titre d’indemnité, même dans le cas où l’emplacement aurait été reloué.
Le montant de la concession est dû dès la signature et suivant les modalités énoncées sur le bulletin de demande d’adhésion. A défaut de règlement aux échéances indiquées, AFRIC CONQUET SARL pourra considérer sans autre formalité l’adhésion comme résiliée.
L’exposant s’acquittera à la commande d’une somme représentant 40% du montant ttc de celle-ci. Dès perception, il recevra une confirmation de commande et la facture correspondante acquittée. La commande est définitive, seulement, après versement de l’acompte.
Le solde devra se trouver réglé au 5 Novembre 2022 comme indiqué sur le bon de commande
Le solde du montant de la facture reste en toute circonstance dû par l’exposant. Les stands ou emplacements qui n’auront pas été occupés la veille de l’ouverture de la manifestation pourront être attribués à une autre firme sans que l’exposant non installé puisse réclamer quelque dommage que ce soit ou le remboursement des sommes versées par lui.
Annulation avant le 01/10/2022 25% du montant total sont retenus Annulation avant le 15/10/2022 50% du montant total sont retenus Annulation avant le 05/11/2022 75 % du montant total sont retenus Au-delà 100 % du montant total sont retenus
La cession de tout ou partie de stand ou d’emplacement est interdite sous toutes ses formes.
Les exposants doivent obligatoirement déclarer sur leur demande la liste complète des produits et marques qu’ils désirent présenter. S’ils sont agents ou commissionnaires, ils seront dans l’obligation d’y mentionner également les noms et adresses des maisons dont ils se proposent d’exposer les produits. Ils devront faire remplir et signer pour chacune d’elles le formulaire de demande de participation, remis par AFRIC CONQUET SARL. L’admission de ces exposants indirects ne sera prise en considération qu’après le paiement des droits correspondants. AFRIC CONQUET SARL se réserve formellement le droit de faire enlever d’office tout produit n’étant pas été indiqué sur le bulletin d’adhésion ou de procéder à l’expulsion de la société n’ayant pas été agréée dans les conditions précitées, sans préjudice de l’application, à l’égard du contractant, des sanctions prévues par l’Article du règlement de AFRIC CONQUET SARL.
Au moment de la prise de possession du stand qui lui aura été attribué, l’exposant sera dans l’obligation de faire constater les dégradations qui pourraient exister dans le ou les locaux mis à sa disposition. Cette réclamation devra être faite à AFRIC CONQUET SARL le jour même de la prise de possession : passé ce délai, toute réparation à effectuer lui sera facturée.
Dans les stands, il est défendu d’entailler, de modifier, de peindre, de coller, de détériorer, de quelque manière que ce soit, les cloisons, planchers ou plafonds et tout le matériel fourni par AFRIC CONQUET SARL. Toute infraction entraînerait la responsabilité pleine et entière de l’exposant en cas de détérioration, de gêne pour les voisins ou d’accident.
Cette commission est chargée, dans le cadre du plan général d’esthétique et de décoration de la manifestation, décidé et imposé par AFRIC CONQUET SARL, d’examiner tout projet de construction ou installations personnelles qui pourraient être envisagées par les exposants (maisons, hangars, tentes, motifs publicitaires ou décoratifs, enseignes lumineuses, aménagements du stand etc.…) Au delà d’une distance de 150m tout projet d’aménagement du stand ou d’implantation de matériel devra être obligatoirement soumis à l’approbation de AFRIC CONQUET SARL. Les façades des stands donnant sur une allée devront comporter une ouverture de 2.5 m tous les 6 m linéaires.
Il est interdit de placer des panneaux réclame ou des enseignes à l’extérieur des stands en d’autres points que ceux réservés à cet usage. Il est aussi interdit de rajouter une inscription quelconque sur la face extérieure des bandeaux fournis par AFRIC CONQUET SARL. En cas d’infraction, AFRIC CONQUET SARL fera enlever, aux frais, risques et périls de l’exposant et sans aucune mise en demeure préalable, les éléments apposés au mépris du présent règlement.
Les exposants devront se conformer au règlement sanitaire en vigueur en république du Bénin et au dispositif sanitaire mis en place par AFRIC CONQUET SARL au moment de la manifestation. Lors de la visite du Service Sanitaire, l’exposant devra laisser le libre accès à ses installations et marchandises.
La distribution de prospectus ne peut être faite qu’à l’intérieur des stands. La réclame à haute-voix ou à l’aide de micro, le racolage sont absolument interdits. AFRIC CONQUET SARL se réserve le droit d’interdire toute publicité pouvant porter un préjudice quelconque à qui que ce soit. Il est interdit de faire une publicité quelconque en faveur de produits autres que ceux désignés sur le bulletin de participation.
Les exposants sont tenus de souscrire à leurs frais auprès de l’assureur de leur choix une assurance « tous risques » et Responsabilité Civile et en fournir copie de l’attestation à AFRIC CONQUET SARL au 5 Novembre 2020 au plus tard. L’exposant est responsable, tant envers AFRIC CONQUET SARL qu’envers les autres participants et les tiers, de tous les dommages qui pourraient être causés par les personnes à son service ou par les produits exposés par lui. Outre l’assurance couvrant les objets exposés et plus généralement tous les éléments mobiles ou autres lui appartenant, l’exposant est tenu de souscrire, à ses propres frais auprès de son propre assureur toutes assurances couvrant les risques que lui-même et son personnel encourent, ou font courir à des tiers. Il devra en justifier, dès confirmation de son inscription, par la production d’une attestation. L’organisateur est réputé dégagé de toutes responsabilités, notamment en cas de perte, vol ou dommages quelconques
Toutes les machines en démonstration doivent être pourvues d’un dispositif de sécurité.
Les exposants doivent se conformer au dispositif sécuritaire mis en place par AFRIC CONQUET SARL et aux instructions des agents de sécurité sur place.
Le responsable du stand doit être présent au moment de la visite de la Commission de Sécurité, le jour de l’ouverture.
AFRIC CONQUET SARL décline toute responsabilité en cas de décision de fermeture d’un stand ordonnée par la Commission de Sécurité pour l’inobservation des règlements en vigueur.
Les stands doivent rester ouverts tous les jours aux horaires fixés. Il est interdit de laisser des marchandises exposées recouvertes pendant les heures d’ouverture.
Il sera délivré à chaque exposant une carte d’entrée permanente nominative après paiement intégral du montant total des sommes dues. Il pourra être cédé des cartes supplémentaires, au tarif fixé par AFRIC CONQUET SARL.
24 heures avant la manifestation, aucun véhicule ne pourra pénétrer dans les halls. Moyennant facturation des exposants, des moyens de manutentions pour le transport de leurs matériels à l’intérieur des halls seront mis à leur disposition Pendant la manifestation, les exposants ou leurs livreurs devront avoir terminé l’approvisionnement de leurs stands 1/2 heures avant l’ouverture. Les véhicules seront admis sur la présentation de la carte d’exposant ou d’un laissez-passer à retirer à l’administration. Le stationnement est strictement interdit à l’intérieur de la Manifestation. Tout véhicule stationnant à l’intérieur de la manifestation en dehors des heures autorisées sera enlevé aux frais du propriétaire.
Tous les emplacements devront être remis en état aux frais de l’exposant et libérés 24 heures après la clôture du village. La responsabilité de l’exposant reste engagée pour tous les accidents ou réclamations pouvant résulter de la non-exécution ou de l’exécution tardive de ces prescriptions. AFRIC CONQUET SARL pourra faire procéder à l’enlèvement du matériel restant en place après le délai fixé, ainsi qu’à la remise en état de l’emplacement concédé, les frais engagés par ces opérations revenant dans tous les cas à l’exposant.
La vente à emporter est autorisée.
• 20.01 L’organisateur peut annuler ou reporter la manifestation s’il constate un nombre notoirement insuffisant d’inscrits. L’exposant inscrit se voit alors restituer le montant de son acompte ou de sa participation. Jusqu’au jour de la clôture des inscriptions, l’exposant assume la totalité des risques liés à la non-réalisation éventuelle de la manifestation et notamment la charge exclusive des frais qu’il aura cru devoir engager en prévision de la manifestation.
• 20.02 L’organisateur peut également annuler ou reporter la manifestation en cas de force majeure. Constituent des cas de force majeure justifiant, à tout moment, l’annulation ou le report de la manifestation, toutes situations nouvelles, économiques, politiques ou sociales, à l’échelon local, national, ou international, non raisonnablement prévisibles, indépendantes de la volonté de l’organisateur, qui rendent impossible l’exécution de la manifestation ou qui emportent des risques de troubles ou désordres susceptibles d’affecter gravement l’organisation et le bon déroulement de la manifestation ou la sécurité des biens et des personnes.
• 20.03 Toute infraction aux dispositions du présent règlement, au règlement particulier le complétant, ou aux spécifications du "guide" ou "manuel de l’exposant" édicté par l’organisateur, peut, sans préjudice de toutes autres poursuites, entraîner, au besoin avec l’assistance de la force publique, la fermeture du stand de l’exposant contrevenant.
• 20.04 Il en est particulièrement ainsi pour le défaut d’assurance, la non conformité de l’agencement, le non-respect des règles de sécurité, la non occupation du stand, la présentation de produits non conformes à ceux énumérés dans la demande d’admission, etc.…
• 20.05 Dans une telle situation, le montant payé au titre de la participation de l’exposant est conservé par l’organisateur, sans préjudice du paiement du solde du prix, de toute somme restant due ou de tous les autres dommages intérêts.
• 20.06 Quel qu’en soit le bien-fondé, les doléances d’un exposant à l’égard d’un autre exposant, ou de l’organisateur, sont débattues à l’écart de la manifestation et ne doivent, en aucune façon, en troubler la tranquillité ou l’image de l’événement.
• 20.07 L’exposant s’interdit expressément de saisir les Tribunaux avant d’avoir, au préalable, mis en œuvre une procédure de conciliation amiable.
• 20.08 En cas de contestation, les tribunaux du siège de l’organisateur sont seuls compétents.
• 20.09 Les éventuelles difficultés d’interprétation du présent Règlement Général dans sa version anglaise, allemande, espagnole ou italienne sont résolues par référence au sens du Règlement Général dans sa version française.
En cas de contestation, le CAMEC est le seul compétent, de convention expresse entre les parties.